Co z dokumentami po nowelizacji? – cz. I

Jak wiadomo, dokumenty to jedna z najistotniejszych kwestii w procedurze udzielania zamówień publicznych, i pomimo próby odformalizowania postępowania, nadal warto temu zagadnieniu poświęcić więcej uwagi.

Najważniejsza zmiana dotyczy momentu składania dokumentów. Jak wynika bowiem z art. 25a ust. 1 Prawa zamówień publicznych (dalej ‘Pzp’), wraz z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wykonawca dołącza jedynie aktualne na dzień ich składania oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca:

1) nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu;

2) spełnia kryteria selekcji, o których mowa w art. 51 ust. 2, art. 57 ust. 3 i art. 60d ust. 3.

Wzór takiego oświadczenia można znaleźć na stronie UZP i dotyczy ono zamówień o wartości poniżej progu. W przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, wykonawca składa w formie jednolitego dokumentu.

Zamawiający bada więc oświadczenie/jednolity dokument, ustala oferta którego wykonawcy została najwyżej oceniona, i tego właśnie wykonawcę na podstawie art. 26 ust. 1 Pzp wzywa do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1. W przypadku zamówień poniżej progu, zamawiający fakultatywnie może wezwać do złożenia tych dokumentów, także w terminie wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni. Jeśli wykonawca nie złoży oświadczeń lub dokumentów, są one niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, jest niejako ponownie wzywany przez zamawiającego do ich przedłożenia na podstawie art. 26 ust. 3 w terminie przez siebie wskazanym.

Niezależnie do powyższego, pewną ‘furtką’ dla zamawiającego jest przepis art. 26 ust. 2f Pzp, który umożliwia na każdym etapie postępowania wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, o ile tylko jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia. Jeśli więc zamawiający ma jakiekolwiek wątpliwości czy wykonawca będzie w stanie złożyć dany dokument, może nie czekając na ustalenie która oferta została najwyżej oceniona, wezwać wykonawcę do złożenia tego dokumentu.

Ponadto wykonawca może wskazać, że dany dokument bądź oświadczenie jest dostępne w formie elektronicznej pod określonym adresem internetowym ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych – w takim przypadku zamawiający pobiera samodzielnie z tych baz danych wskazane przez wykonawcę oświadczenia lub dokumenty. Jeśli z kolei zamawiający jest już w posiadaniu tych dokumentów bądź oświadczeń, to ma obowiązek z nich korzystać, o ile są one aktualne.

Co w nowym rozporządzeniu o dokumentach?

W dniu 28 lipca 2016 r. weszło w życie także nowe rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. poz. 1126). Rozporządzenie to wprowadza wiele zmian, z czego niektóre z nich zasługują na szczególną uwagę.

1)    Dokumenty dotyczące kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej

Zamawiający posiada duży zakres swobody co do żądania tego rodzaju dokumentów, gdyż ustawodawca jedynie przykładowo wskazuje na koncesje, zezwolenia, licencje, dokumenty potwierdzające wpisanie do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, a w przypadku zamówień na usługi - dokumentów potwierdzających status członkowski wykonawcy w określonej organizacji, od którego uzależnione jest prawo do świadczenia nabywanej przez zamawiającego usługi w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

2)    Dokumenty dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej

Ustawodawca oprócz wymienionych w dotychczas obowiązującym rozporządzeniu dokumentów takich jak sprawozdanie finansowe, informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy oraz dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez zamawiającego, wskazał wprost, że zamawiający może żądać oświadczenia wykonawcy o rocznym obrocie wykonawcy lub o obrocie wykonawcy w obszarze objętym zamówieniem, za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres.

Warto także podkreślić, że obecnie informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej powinna dotyczyć okresu nie wcześniejszego niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

3)    Dokumenty dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej

Nadal dokumentami potwierdzającymi zdolności zawodowe są wykazy robót budowlanych oraz usług, przy czym ustawodawca usunął pojęcie ‘poświadczenia’ i posługuje się określeniem ‘referencje’ lub ‘inne dokumenty’, które mają potwierdzać należyte wykonanie tych robót bądź usług. Co do zasady dokumenty te powinny być wystawione przez podmiot na rzecz którego roboty budowlane bądź usługi zostały wykonane. Jeśli nie jest to możliwe, w przypadku robót budowlanych wykonawca może posłużyć się ‘innym dokumentem’, a w przypadku usług – złożyć własne oświadczenie. Warto także podkreślić, że referencje bądź inne dokumenty w przypadku usług powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Wykazy robót budowlanych/usług powinny dotyczyć ostatnich 5/3 lat, przy czym zamawiający może dopuścić, aby wykaz dotyczył robót/usług wykonanych w okresie dłuższym.

Ponadto na potwierdzenie zdolności technicznych zamawiający oprócz dotychczasowych dokumentów może żądać:

- wykazu systemów zarządzania łańcuchem dostaw i śledzenia łańcucha dostaw, które wykonawca będzie mógł zastosować w celu wykonania zamówienia publicznego;

- wykazu środków zarządzania środowiskowego, które wykonawca będzie mógł zastosować w celu wykonania zamówienia publicznego;

- oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie kontroli zdolności produkcyjnych lub zdolności technicznych wykonawcy, a w razie konieczności także dostępnych mu środków naukowych i badawczych, jak również środków kontroli jakości, z których będą korzystać - w przypadku gdy przedmiot zamówienia obejmuje produkty lub usługi o złożonym charakterze, które mają zostać dostarczone, lub w szczególnie uzasadnionych przypadkach w odniesieniu do produktów lub usług o szczególnym przeznaczeniu;

- oświadczenia na temat wykształcenia i kwalifikacji zawodowych wykonawcy lub kadry kierowniczej wykonawcy;

- wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Rozporządzenie umożliwia zamawiającemu w przypadku gdy treść informacji przekazanych przez wykonawcę w jednolitym europejskim dokumencie zamówienia odpowiada zakresowi informacji, których zamawiający wymaga poprzez żądanie dokumentów, w szczególności o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 2 (oświadczenie o rocznym obrocie) i ust. 4 (dokumenty dotyczące zdolności technicznych i zawodowych), odstąpienie od żądania tych dokumentów od wykonawcy. W takim przypadku dowodem spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz braku podstaw wykluczenia są odpowiednie informacje przekazane przez wykonawcę lub odpowiednio przez podmioty, na których zdolnościach lub sytuacji wykonawca polega w jednolitym europejskim dokumencie zamówienia.

Stan prawny: 18.08.2016 r.