Pomimo iż
obowiązek składania jednolitego elektronicznego dokumentu zamówienia (JEDZ)
został wprowadzony na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy -
Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r., poz.
1020), która weszła w życie w dniu 28 lipca 2016 r., to dopiero w tym roku,
począwszy od 18 kwietnia 2018 r. dla postępowań wszczętych od tej daty, dokument
ten wykonawcy będą składać w postaci
elektronicznej. Postać elektroniczna będzie na razie dotyczy jednak
wyłącznie JEDZa składanego w postępowaniach powyżej progu unijnego. Co to
oznacza dla wykonawców? W jaki sposób należy złożyć JEDZa? Czy wystarczy np.
wysłać go mailem do Zamawiającego?
Od dnia 18
kwietnia 2018 r. w odniesieniu do JEDZ zacznie obowiązywać art. 10a Prawa
zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem, w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym
a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do
udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na
formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonego
zgodnie z wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu
wykonawczym Komisji Europejskiej wydanym na podstawie art. 59 ust.
2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust.
3 dyrektywy 2014/25/UE, zwanego dalej "jednolitym
dokumentem" odbywa się przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej. Ponadto na mocy art. 10a ust. 5
Prawa zamówień publicznych, oferty,
wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci
elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Pojęcie środków
komunikacji elektronicznej zdefiniowane jest w art. 2 pkt 17 Prawa zamówień
publicznych, który stanowi, że należy przez to rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy
z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z
2017 r. poz. 1219) lub faks. Zgodnie
z kolei z art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, środki komunikacji elektronicznej to
rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z
nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na
odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi,
a w szczególności pocztę elektroniczną. Z przepisów tych można by wywieść
wniosek, że po dniu 18 kwietnia 2018 r. JEDZ można składać także za pomocą
faksu. Taki wniosek wydaje się być jednak nieuprawniony w świetle rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o
udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania
dokumentów elektronicznych (Dz. U. poz. 1320), gdyż faks nie zapewnia ochrony przed nieuprawnionym dostępem do treści
składanych oświadczeń. Zgodnie bowiem z § 3 ust. 1 tego rozporządzenia, Przekazanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu
zamówienia, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których
użycie zapewnia co najmniej:
1) spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu
art. 2 pkt 3
ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U.
z 2016 r. poz. 1030 i 1579), zwanego dalej "systemem teleinformatycznym",
w tym wymagań odpowiadających minimalnym wymaganiom określonym w przepisach
wydanych na podstawie art. 18
ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570);
2) identyfikację podmiotów przekazujących oferty lub wnioski o dopuszczenie
do udziału w postępowaniu, ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru ofert oraz
wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, złożonych przez te podmioty,
oraz rozliczalność innych działań przez nie podejmowanych;
3) ochronę przed dostępem do treści
ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przed upływem
wyznaczonych terminów ich otwarcia;
4) wyłącznie osobom uprawnionym możliwość ustalania oraz zmiany terminów
składania i otwarcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w
postępowaniu, dostęp do całości lub części dokumentacji postępowania o
udzielenie zamówienia na poszczególnych jego etapach oraz możliwość
udostępniania osobom trzecim ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w
postępowaniu, a także innych dokumentów uzyskanych od wykonawców;
5) możliwość usunięcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z
ich treścią - w przypadku zwrócenia przez zamawiającego oferty albo wniosku o
dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ich wycofania albo zmiany przez
wykonawcę.
W literaturze
wskazuje się, że ww. wymogów nie spełnia także przekazywanie JEDZ poprzez mail.
Dlatego też zastosowanie znajduje § 3 ust. 2 powołanego rozporządzenia, zgodnie
z którym Użycie
środków komunikacji elektronicznej innych niż faks oraz środki, o których mowa
w ust. 1, wymaga zapewnienia co najmniej:
1) ochrony przed nieautoryzowanym dostępem do informacji, w tym przez
wykorzystanie bezpiecznego szyfrowanego
połączenia;
2) integralności i autentyczności przekazywanych informacji, w tym
możliwości stosowania pieczęci elektronicznej albo podpisu elektronicznego, w
rozumieniu rozporządzenia
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w
sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do
transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę
1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73), innego niż kwalifikowany
podpis elektroniczny.
Aby ułatwić
zamawiającym i wykonawcom poruszanie się wśród nowych regulacji, Urząd Zamówień
Publicznych opublikował pod adresem https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/elektroniczny-jedz
instrukcję składania JEDZ przy założeniu, iż zamawiający wskaże w ogłoszeniu
lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie
rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia środki komunikacji
elektronicznej wskaże jako środek
komunikacji elektronicznej pocztę elektroniczną. UZP proponuje więc
następujący tok postępowania:
1.
Zamawiający określa w dokumentach
zamówienia informacje na specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych
oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych oraz może wskazać pocztę elektroniczną
jako środek komunikacji elektronicznej
2.
Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc
dokument elektroniczny (korzystając z ESPD lub innych dostępnych narzędzi lub
oprogramowania) i podpisuje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym
wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem
świadczącym usługi certyfikacyjne
3.
Wykonawca opatruje elektroniczny JEDZ
hasłem dostępowym (szyfrowanie)
4.
Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do
pliku JEDZ w treści oferty/wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
5.
Wykonawca przesyła zamawiającemu
zaszyfrowany i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym JEDZ na adres
poczty elektronicznej wskazany w dokumentacji postępowania
6.
Wykonawca składa ofertę w formie
pisemnej
7.
Zamawiający po otwarciu
ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu odszyfrowuje JEDZ korzystając
z klucza wskazanego w treści oferty i weryfikuje prawidłowość złożonego podpisu
elektronicznego
Z powyższego
wynika, że w postaci elektronicznej wykonawca zobowiązany jest złożyć wyłącznie
sam JEDZ; pozostałą część oferty wykonawca składa jak dotychczas, tj. w formie
pisemnej. JEDZ może być złożony za pomocą poczty elektronicznej (o ile taką
możliwość przewidział zamawiający), przy czym dokument ten musi być opatrzony
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a zarazem być zaszyfrowany.
Stan prawny:
6.04.2018 r.
