Kiedy można udzielać odrębnych zamówień?

Zamawiający bardzo często zadają sobie pytanie czy dane rodzaje dostaw czy też usług należy traktować jako jedno zamówienie (a więc zsumować ich wartości w celu ustalenia reżimu prawnego, jaki należy do nich stosować). Kwestia ta jest o tyle istotna, że zgodnie z art. 32 ust. 2 Prawa zamówień publicznych zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Zamawiający nie może więc dokonywać podziału zamówienia (zaniżać jego wartości) w taki sposób, aby na skutek ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do nieuprawnionego wyłączenia stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych odnoszących się do zamówień o wartości powyżej określonego progu, czy też, z drugiej strony, do nieuprawnionego zastosowania przepisów odnoszących się do zamówień o wartości poniżej określonego progu.

Stanowisko w tej sprawie zajął Urząd Zamówień Publicznych, wskazując, że dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia (kryterium to powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie, ewentualnie możliwość realizacji zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy (np. zakup mebli i sprzętu komputerowego). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy należy uznać, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Jeżeli zatem w tym samym czasie możliwe jest udzielenie podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem.

Wobec powyższego z jednym zamówieniem (jedną dostawą lub usługą) mamy do czynienia wtedy, gdy wystąpi tożsamość przedmiotowa, czasowa oraz podmiotowa (ten sam wykonawca może dostarczyć daną dostawą bądź usługę).

Nowelizacja Prawa Zamówień Publicznych 2014

W dniu 7 lutego 2014 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie Prawa zamówień publicznych i niektórych innych ustaw. Nowelizacja dotyczy co prawda kilku przepisów, ale będzie miała istotny wpływ na zakres stosowania Prawa zamówień publicznych.

Przede wszystkim zmianie ulegnie art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych: dotychczasowy próg, poniżej którego zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z 14.000 euro zostanie zwiększony do 30.000 euro.

Ponadto Prawa zamówień publicznych nie będzie stosować się do usług badawczych oraz związanych z działalnością kulturalną:

a)    usług w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenia usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego, lub z których korzyści nie przypadają wyłącznie zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności;

b)    zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jeżeli ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Prawa zamówień publicznych;

c)    zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem zbiorów muzealnych i bibliotecznych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Prawa zamówień publicznych.

Dodatkowo jeśli zamawiający będzie udzielał zamówień na usługi z zakresu działalności kulturalnej w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b i c Prawa zamówień publicznych, to odpowiednio nie będzie musiał ujawniać danych osobowych oraz wysokości wynagrodzenia, jeśli będzie to uzasadnione ochroną prywatności lub interesem publicznym.

Zamawiający będzie także uprawniony unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana odpowiednio w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do negocjacji lub zaproszeniu do składania ofert.