Jednym z głównych założeń
przyjęcia nowych dyrektyw była elektronizacja zamówień, stąd także zmiany w
Prawie zamówień publicznych (‘Pzp’) i dodanie nowego rozdziału 2a ‘Komunikacja
zamawiającego z wykonawcami’. Jak wynika jednak z przepisów przejściowych, ‘rewolucja’
i niemal całkowite przejście na formę elektroniczną nastąpi dopiero 18 października 2018 r. (w przypadku
centralnych zamawiających 18 kwietnia 2017 r.).
Z nowego art. 10a Pzp wynika, komunikacja
między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym oświadczenia
składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, odbywa
się przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej. Środki komunikacji elektronicznej to z kolei rozwiązania techniczne,
w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia
programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy
wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w
szczególności pocztę elektroniczną. Pzp za środek komunikacji elektronicznej
uznaje także faks.
Dodatkowo zamawiający może
postawić wymóg (bądź jedynie dopuścić taką możliwość) w ogłoszeniu o
zamówieniu, zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania, zaproszeniu do składania
ofert lub do negocjacji w przypadku gdy zamieszczenie ogłoszenia o ustanowieniu systemu
kwalifikowania wykonawców stanowi zaproszenie do ubiegania się o zamówienie przedstawienia informacji zawartych w
ofercie w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu
elektronicznego do oferty. W takim przypadku zamawiający zobowiązany jest
wskazać niezbędne informacje dotyczące formatu, parametrów wykorzystywanego
sprzętu elektronicznego oraz technicznych warunków i specyfikacji połączenia
dotyczących katalogu elektronicznego.
Docelowo oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w
postępowaniu oraz oświadczenia, w tym jednolity dokument powinny być sporządzone pod rygorem nieważności, w
postaci elektronicznej i podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym
weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub równoważnego
środka, spełniającego wymagania dla tego rodzaju podpisu.
Ustawodawca przewidział możliwość odstąpienia od wymogu użycia
środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert i w takim przypadku
składanie ofert odbywa się przy pomocy poczty, osobiście lub za pośrednictwem
posłańca. Decyzja ta zależy od zamawiającego i może być podjęta jeżeli:
1) z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia,
użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub
formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą
ogólnie dostępnych aplikacji;
2) aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają
się do przygotowania ofert, korzystają z formatów plików, których nie można
obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie
dostępnych, lub są objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania
lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;
3) użycie środków komunikacji elektronicznej
wymagałoby specjalistycznego sprzętu, który nie jest dostępny dla
zamawiającego;
4) wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w
skali lub próbki, której nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej;
5) jest to niezbędne z powodu naruszenia
bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;
6) jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony
informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób
dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi
lub urządzeń, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.
Jeżeli zamawiający odstępuje od wymogu użycia środków
komunikacji elektronicznej, ma obowiązek
podać powody decyzji w protokole.
Ponadto co do zasady zamawiający powinien
zapewnić, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z
wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, oraz ich
właściwości techniczne były niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz
interoperacyjne z produktami służącymi elektronicznemu przechowywaniu,
przetwarzaniu i przesyłaniu danych będącymi w powszechnym użyciu oraz nie mogły
ograniczać wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia. Możliwość
wymagania użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są
ogólnie dostępne jest dopuszczalna, jeżeli zamawiający:
1) oferuje nieograniczony, pełny, bezpośredni i
bezpłatny dostęp, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, do narzędzi,
urządzeń lub formatów plików od dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu lub
dnia wysłania zaproszenia do potwierdzenia zainteresowania lub
2) zapewnia, że wykonawcy nieposiadający dostępu do
narzędzi, urządzeń lub formatów plików, lub możliwości jego uzyskania, będą
mogli - w terminie umożliwiającym przystąpienie do postępowania o udzielenie
zamówienia - zastosować tymczasowe narzędzia bezpłatnie udostępnione w sieci, o
ile brak dostępu nie wynika z przyczyn dotyczących wykonawcy, lub
3) udostępnia inny środek komunikacji elektronicznej
do składania oferty.
W powyższych okolicznościach zamawiający jest
zobowiązany w ogłoszeniu o zamówieniu lub zaproszeniu do potwierdzenia
zainteresowania podać adres strony internetowej, na której są dostępne te
narzędzia, urządzenia lub formaty plików.
W przypadku zamówień na roboty
budowlane lub konkursów zamawiający może wymagać użycia narzędzi
elektronicznego modelowania danych budowlanych lub podobnych narzędzi. W takim
przypadku zamawiający udostępnia środki dostępu do tych narzędzi zgodnie z art.
10d Pzp do czasu, gdy takie narzędzia
staną się ogólnie dostępne.
Do
18 października 2018 r.
Powyższe zasady w pełnym
zakresie zaczną obowiązywać dopiero od 18 października 2018 r. , w przypadku
centralnie zamawiających – od 18 kwietnia 2017 r. Do tego zgodnie z przepisami
przejściowymi:
1) komunikacja między zamawiającym a wykonawcami
odbywa się zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora
pocztowego, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków
komunikacji elektronicznej – wobec tego
w praktyce nadal nic się nie zmienia;
2) jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują
oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub
przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, każda ze stron na żądanie
drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania – jest to zgodnie z uchylonym przepisem art. 27 ust.
2 Pzp
3) w przypadku zamówień na roboty budowlane lub
konkursów zamawiający może wymagać użycia narzędzi elektronicznego modelowania
danych budowlanych lub podobnych narzędzi, jeżeli takie narzędzia są ogólnie
dostępne lub zamawiający zapewnia alternatywne środki dostępu do takich
narzędzi;
4) oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składa się pod rygorem
nieważności w formie pisemnej albo - za zgodą zamawiającego - w postaci
elektronicznej, podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym
przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub równoważnego środka,
spełniającego wymagania dla tego rodzaju podpisu – pierwszeństwo ma wiec forma pisemna, chyba że zamawiający inaczej
postanowi.
Od 18
kwietnia 2018 r.
Ponadto art. 10a w zakresie JEDZ stosuje się od 18
kwietnia 2018 r., czyli dopiero od tego dnia dokument ten należy składać przy
użyciu środków komunikacji elektronicznej. Do 18 kwietnia 2018 r. wszystkie
oświadczenia (nie tylko JEDZ) mogą być składane w formie pisemnej albo w
postaci elektronicznej.
Stan prawny: 6.09.2016 r.
