Czym różnią się zamówienia dodatkowe od uzupełniających?

Zarówno udzielenie zamówienia dodatkowego, jak i uzupełniającego, następuje w trybie z wolnej ręki. Istnieją jednak między nimi istotne różnice.

Przede wszystkim, aby udzielić zamówienia uzupełniającego, zamawiający musi taką możliwość przewidzieć już w specyfikacji istotnych warunków zamówienia podstawowego. Tymczasem udzielenie zamówienia dodatkowego zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych jest możliwe, jeśli usługi lub roboty budowlane nim objęte są niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli:

 a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub

b) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego.

Ponadto wartość zamówienia dodatkowego nie może przekraczać 50 % wartości zamówienia. Zamówienia dodatkowego można udzielić tylko dotychczasowemu wykonawcy.

Z kolei możliwość udzielenia zamówień uzupełniających zamawiający musi przewidzieć już w specyfikacji istotnych warunków zamówienia podstawowego. W przeciwieństwie do zamówień dodatkowych, przy zamówieniach uzupełniających wymagane jest, aby zamówienie podstawowe było udzielone w trybie przetargu ograniczonego lub nieograniczonego – wobec tego w przypadku trybów negocjacyjnych nie można udzielić zamówień uzupełniających. Istotne jest także to, że zamówienia uzupełniające muszą zaliczać się do tego samego rodzaju co podstawowe (czyli taki sam rodzaj robót lub usług). W przypadku usług oraz robót budowlanych można udzielić zamówienia uzupełniającego w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, przy czym nie może ono stanowić więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego. Z kolei w przypadku dostaw zamówienia uzupełniającego można także udzielić w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, przy czym nie może ono stanowić więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego. Takie zamówienia musi polegać na rozszerzeniu dostawy i jest dopuszczalne, o ile zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze.

Jak ustalić wartość zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo?

Sposób ustalania wartości zamówień na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo określa art. 34 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem, zamawiający w pierwszej kolejności zobowiązany jest do określenia podstawy ustalenia wartości tego typu zamówień. Ma w tym zakresie dwie możliwości:

a)      albo zlicza wartość wszystkich zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie ostatnich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, uwzględniając przy tym  zmiany ilościowe w stosunku do zamawianych obecnie usług lub dostaw oraz prognozowany na dany rok średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem

b)      albo zlicza wartość wszystkich zamówień tego samego rodzaju, które ma zamiar udzielić w terminie 12 miesięcy licząc od daty pierwszej usługi lub dostawy.

Istotne jest, aby przy wyborze podstawy ustalania wartości tych zamówień pamiętać, że nie może on prowadzić do uniknięcia stosowania ustawy (poprzez zaniżenie wartości zamówienia).

W kolejnym etapie zamawiający oblicza wartość zamówienia biorąc pod uwagę otrzymaną wcześniej podstawę ustalania wartości zamówień, przy czym zgodnie z Prawem zamówień publicznych obliczenia te uzależnione są od czasu trwania umowy:

a a) w przypadku zawarcia umowy na czas nieoznaczony zamawiający uwzględnia okres 48 miesięcy wykonania zamówienia, a więc mnoży ustaloną podstawę razy cztery.

b  b)    w przypadku zawarcia umowy na czas oznaczony:

-        nie dłuższy niż 12 miesięcy – zamawiający  ustala wartość zamówienia z uwzględnieniem okresu jego wykonywania czyli mnoży podstawę ustalenia wartości zamówienia przez okres wykonania zamówienia, przyjmując, że 12 miesięcy oznacza 1;

-        powyżej 12 miesięcy – zamawiający ustala wartość zamówienia z uwzględnieniem okresu jego wykonywania czyli mnoży podstawę ustalenia wartości zamówienia przez okres wykonania zamówienia, przyjmując, że 12 miesięcy oznacza 1, z tym że w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy nabywane na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu, uwzględnia się także wartość końcową przedmiotu umowy.

Wyjaśnienia i uzupełnienia dokumentów

Zgodnie z art. 26 ust. 4 Prawa zamówień publicznych, zamawiający uprawniony jest do wezwania, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, a więc tzw. dokumentów podmiotowych i przedmiotowych. W praktyce może się jednak okazać po tym jak wykonawca złoży wyjaśnienia, że przedstawione dokumenty nie potwierdzają spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wykluczenie takiego wykonawcy jest jednak niedopuszczalne bez uprzedniego wezwania do złożenia brakujących dokumentów – takie stanowisko zajmuje Krajowa Izba Odwoławcza: Gdyby wyjaśnienia w trybie art. 26 ust. 4 p.z.p. nie przekonały Zamawiającego, winien on w trybie art. 26 ust. 3 p.z.p. zwrócić się do wykonawcy o uzupełnienie stosownych dokumentów składanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 10 czerwca 2010 r., sygn. KIO/UZP 987/10) oraz Jeżeli z dokumentów załączonych do oferty nie wynika, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, traktuje się te dokumenty i oświadczenia jak dokumenty ,,zawierające błąd" i mimo, że nie ma wątpliwości co do ich treści, zamawiający winien zastosować art. 26 ust. 3 i ust. 4 p.z.p. (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 18 grudnia 2012 r., sygn. KIO 2664/12).

Należy jednak zaznaczyć, że w pewnych sytuacjach pomimo iż wyjaśnienia wykonawcy nie potwierdzą spełniania warunków udziału w postępowaniu, nie wzywa się do uzupełnienia dokumentów. Dotyczy to sytuacji gdy wyjaśnienia nie pozwolą na usunięcie niezgodności pomiędzy treścią oświadczenia woli wykonawcy a uzyskanymi przez zamawiającego informacjami, potwierdzając w ten sposób złożenie nieprawdziwych informacji. Chodzi więc o podstawę wykluczenia określoną w art. 24 ust. 2 pkt 3 Prawa zamówień publicznych (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 24 maja 2012 r., sygn. KIO 956/12).