Kiedy można ujawnić wartość zamówienia?

Zgodnie z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Ustalenie wartości zamówienia jest konieczne, aby stwierdzić czy w ogóle należy stosować Prawo zamówień publicznych, a jeśli tak - jaką należy stosować procedurę. Należy także podkreślić, że wartość zamówienia może być fakultatywnie wpisana w protokole postępowania (druk ZP-PN) jeszcze przed otwarciem ofert. Wtedy, wykonawca na podstawie art. 96 ust. 3 Prawa zamówień publicznych w zw. z § 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) może złożyć wniosek o udostępnienie protokołu zamówienia i dzięki temu uzyskać informację o szacunkowej wartości zamówienia. Oczywiście zamawiający, chcąc uniknąć takiej sytuacji, może wartość zamówienia wpisać w protokole dopiero po otwarciu ofert.

Wartość zamówienia ustaloną w oparciu o art. 32 Prawa zamówień publicznych należy odróżnić od kwoty, jaką zamierza przeznaczyć zamawiający na sfinansowanie zamówienia, a którą należy podać bezpośrednio przed otwarciem ofert (art. 86 ust. 3 Prawa zamówień publicznych): Wartość szacunkowa przedmiotu zamówienia, ustalana przez zamawiającego w trybie art. 32 i n. p.z.p. istotna jest dla przyjęcia zastosowania do danego zamówienia procedur przyjętych dla zamówień poniżej progów UE, powyżej tych progów, czy też procedur zaostrzonych dla maksymalnych wartości progów przyjętych w p.z.p. Wartość ta niezależnie od czasu trwania postępowania jest jedna i nie podlega weryfikacji w toku tego postępowania, bez względu na zmianę sytuacji rynkowej i wyceny rynkowej danego przedmiotu zamówienia. Kwota na sfinansowanie zamówienia – zgodnie z art. 86 ust. 3 p.z.p. – podawana przez zamawiającego bezpośrednio przed otwarciem ofert ma służyć przede wszystkim wykonawcom jako ich zabezpieczenie przed nieuprawnionym unieważnieniem postępowania o zamówienie przez zamawiającego. Zwiększenie kwoty podanej na otwarciu ofert jest uprawnieniem zamawiającego, a nie jego obowiązkiem. (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 25 października 2013 r., KIO 2421/13). Kwoty tej nie można więc podać wcześniej niż przed otwarciem ofert. Niemniej, wydaje się, że w większości postępowań zamawiający przed otwarciem ofert poda taką samą kwotę, jak ustalona przez niego wartość zamówienia.

Kiedy można udzielać odrębnych zamówień?

Zamawiający bardzo często zadają sobie pytanie czy dane rodzaje dostaw czy też usług należy traktować jako jedno zamówienie (a więc zsumować ich wartości w celu ustalenia reżimu prawnego, jaki należy do nich stosować). Kwestia ta jest o tyle istotna, że zgodnie z art. 32 ust. 2 Prawa zamówień publicznych zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Zamawiający nie może więc dokonywać podziału zamówienia (zaniżać jego wartości) w taki sposób, aby na skutek ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do nieuprawnionego wyłączenia stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych odnoszących się do zamówień o wartości powyżej określonego progu, czy też, z drugiej strony, do nieuprawnionego zastosowania przepisów odnoszących się do zamówień o wartości poniżej określonego progu.

Stanowisko w tej sprawie zajął Urząd Zamówień Publicznych, wskazując, że dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia (kryterium to powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie, ewentualnie możliwość realizacji zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy (np. zakup mebli i sprzętu komputerowego). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy należy uznać, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Jeżeli zatem w tym samym czasie możliwe jest udzielenie podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem.

Wobec powyższego z jednym zamówieniem (jedną dostawą lub usługą) mamy do czynienia wtedy, gdy wystąpi tożsamość przedmiotowa, czasowa oraz podmiotowa (ten sam wykonawca może dostarczyć daną dostawą bądź usługę).

Jak ustalić wartość zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo?

Sposób ustalania wartości zamówień na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo określa art. 34 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem, zamawiający w pierwszej kolejności zobowiązany jest do określenia podstawy ustalenia wartości tego typu zamówień. Ma w tym zakresie dwie możliwości:

a)      albo zlicza wartość wszystkich zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie ostatnich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, uwzględniając przy tym  zmiany ilościowe w stosunku do zamawianych obecnie usług lub dostaw oraz prognozowany na dany rok średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem

b)      albo zlicza wartość wszystkich zamówień tego samego rodzaju, które ma zamiar udzielić w terminie 12 miesięcy licząc od daty pierwszej usługi lub dostawy.

Istotne jest, aby przy wyborze podstawy ustalania wartości tych zamówień pamiętać, że nie może on prowadzić do uniknięcia stosowania ustawy (poprzez zaniżenie wartości zamówienia).

W kolejnym etapie zamawiający oblicza wartość zamówienia biorąc pod uwagę otrzymaną wcześniej podstawę ustalania wartości zamówień, przy czym zgodnie z Prawem zamówień publicznych obliczenia te uzależnione są od czasu trwania umowy:

a a) w przypadku zawarcia umowy na czas nieoznaczony zamawiający uwzględnia okres 48 miesięcy wykonania zamówienia, a więc mnoży ustaloną podstawę razy cztery.

b  b)    w przypadku zawarcia umowy na czas oznaczony:

-        nie dłuższy niż 12 miesięcy – zamawiający  ustala wartość zamówienia z uwzględnieniem okresu jego wykonywania czyli mnoży podstawę ustalenia wartości zamówienia przez okres wykonania zamówienia, przyjmując, że 12 miesięcy oznacza 1;

-        powyżej 12 miesięcy – zamawiający ustala wartość zamówienia z uwzględnieniem okresu jego wykonywania czyli mnoży podstawę ustalenia wartości zamówienia przez okres wykonania zamówienia, przyjmując, że 12 miesięcy oznacza 1, z tym że w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy nabywane na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu, uwzględnia się także wartość końcową przedmiotu umowy.